Živimo v dobi, ko je elektronska pošta nekaj vsakdanjega tako v zasebnem življenju, še posebej pa v poslovnem. Poštna sporočila niso le nekaj, s čimer se morate ukvarjati vsakič, ko se usedete za računalnik. Pisanje in odgovarjanje na elektronska sporočila so velik del delovnega dne vsakega posameznika.
Tempo življenja nam narekuje, da moramo elektronska sporočita prebrati in na njih tudi precej hitro tudi odgovoriti in tu je prostor za napake, ki jih nevede storimo. Pri pisanju elektronskih sporočil je potrebno biti čim bolj jedrnat in osredotočen, ne glede na to, če pišete že 48-elektronsko sporočilo v tistem dnevu. Preberite si nekaj najpogostejših napak, ki se jih zazna pri elektronski komunikaciji.
Odgovarjanje na sporočilo VSEM
Preden se odločite za pošiljanje odgovora vsem, ki jim je bilo sporočilo poslano se za trenutek zaustavite in premislite. Vprašajte se: »Ali je res smiselno, da prav vsi vidijo moj odgovor?« Včasih je dovolj, da odgovorite zgolj pošiljatelju. Vedno obstaja možnost, da posredujete sporočilo, če kasneje ugotovite, da ga mora videti še kdo. Sicer pa s pošiljanjem VSEM, če ni potrebno, zgolj zapolnjujete elektronski pošti predal preostalim.
Previdno z opcijo CC
Opcija CC je pravzaprav enaka kot CC. Ko z nekom komunicirati preko elektronske pošte in naknadno dodate po vaši presoji še tretjo osebo kot CC se ponovno za trenutek zaustavite in premislite. Premislite ali je to res potrebno in do sedaj zapisano komunikacijo posredujete tretji osebi (še posebej osebi zunaj organizacije). Premislite ali gre za zaupne podatke v doslej zapisani komunikaciji.
Pozabiti na prilogo
Je napaka, ki pa ni največja, če se zgodi enkrat. V kolikor pa to postane navada, pa izgleda neumno in brezbrižno. Morda mislite, da izgleda celo simpatično, ko pošljete še drugo sporočilo in pripišete »Ups 😉.« Ne!
Pred pošiljanjem elektronskega sporočila preverite in se prepričajte, ali so vsi prejemniki pravilni in preverite priloge.
Oznaka »Nujno!«
Ali dobite preveč elektronskih sporočil z rdečimi zastavicami in potem ugotovite, da le ni tako zelo pomembno? Prosim, ne zlorabljajte funkcije »nujno«. To uporabite zgolj, ko gre za res nujno in hitro zadevo.
Napačno črkovanje imena osebe
Tudi pri navajanju oseb bodite natančni in pravilno navajajte osebe, ki jih omenjate v elektronskem sporočilu: »Janja je Janja in morda ni Jana.« Ne domnevajte, da je ime pravilno.
Pošiljanje elektronskih sporočil brez zadeve
Prejemnik sporočila bi moral prepoznati vsebino sporočila po zapisani zadevi pošiljanja. Ne bodite nejasni, za primer: »Nadaljevanje spremljanja…« Navedite bolj natančno v smislu zapisanega določenega dogodka ali vprašanja.