Opravili ste telefonski pogovor in želite po njem zapisati ključne informacije, ki ste si jih izmenjali s sogovornikom. Ali veste kako? Sporočilo naj bo razumljivo in jedrnato.
Šteje se prvi vtis. Tudi z besedilom se naredi prvi vtis.
Tu imate tri uporabne nasvete za zapis ključnih informacij za zapis e-sporočila po opravljenem telefonskem pogovoru:
- Zapišite izjave iz telefonskega klica.
Posledično se sogovornika spomnita izjav. Poleg tega so takšni stavki bolj osebni. - Formalno osebno navajanje.
Primer: »Poizkusili bomo najti nov datum za sestanek z vami«. Bolje bi bilo napisati »Poskrbel bom za nadomestni datum sestanka in vam sporočil termin«.Bolj oseben način pogovora daje občutek zavzetosti in resnosti. - Izogibajte se zastarelim frazam
Izogibajte se frazam, kot je »Kot sva se pogovarjala« ali »Kot sva razpravljala«.Vsakdo je omenjeno že slišal ničkolikokrat. Podobne fraze ne zagotavljajo trdnejšega odnosa. Namesto tega rajši malce spremenite frazo »Takoj po najinem telefonskem klicu sem ponovno pregledal dokumente«.
Pred pošiljanjem sporočila ne pozabite preveriti slovničnih napak!