Živimo v času, ko je uporaba e-poštnih sporočil pogosta. Verjetno večina sploh ne pomisli, da se soočamo s prekomerno uporabo e-poštnih sporočil predvsem znotraj organizacije tj. med zaposlenimi. Prekomerna uporaba povzroča stres, neučinkovitost in nerazumevanje.
E-pošta je pravzaprav čarobno orodje. Omogoča nam, da hkrati pošljemo pisno in premišljeno sporočilo več ljudem. Sporočilo, ki ga je mogoče arhivirati in celo opremiti s fotografijo ali videom. Orodje, ki vsakdanje življenje toliko olajša, da ga zaposleni veliko uporabljamo…preveč?
V kolikor je organizacija velika tj. več kot 200 zaposlenih pomeni tudi toliko več ukvarjanja z e-sporočili. Čudežno orodje, ki bi morala biti e-pošta, se postopoma spreminja v nočno moro. Stres, neučinkovitost, pa tudi pogosto nerazumevanje.
Kot potrebujemo dopust oziroma proste dni za počitek in misli odmerjene stran od službe, potrebujemo tudi »odmor« od e-sporočil. Pred nekaj leti se je podjetje na zahodu Amerike odločilo, da so ustanovili dan brez e-poštnih sporočil in ga izvajajo enkrat na mesec. Seveda gre za e-sporočila poslana znotraj organizacije. To jih je prisililo k drugačnemu komuniciranju.
Morda to ni tako nesmiselna ideja in je morda o tem dobro razmisliti. Način brez e-sporočil spodbuja, oziroma nas sili k drugačnemu komuniciranju, več osebnega komuniciranja. Zaželeno je, da se organizira vsakodnevna krajša srečanja, da pogovor hitro steče pa četudi o manjših zadevah.
Preko s-sporočil je vsekakor odsvetovano reševanje konflikta po elektronski pošti. Za nujne zadeve je vsekakor priporočljiv pogovor iz oči v oči. Nekateri se držijo pravila »tri« – po treh izmenjanih elektronskih sporočilih enostavno dvignejo telefonsko slušalko in se pogovorijo.
Pri pisanju e-sporočil se je potrebno izogibati pošiljanja sporočil vsem oziroma jih dodajati v kopijo, če to res ni nujno potrebno. Pisna komunikacija kaj hitro krepi nerazumevanje. Še posebej pozorni moramo biti ne nejasnosti. Prav tako je zaželeno, da nehamo neprekinjeno preverjati svojo e-pošto. Živimo v času, ko smo praktično ves čas stalno razpoložljivi, vendar nas neprestano preverjanje e-pošte dela lahko kontraproduktivne, hkrati pa povzroča lahko tudi pomanjkanje razločevanja med pomembnimi sporočili in tistimi, ki niso pomembni.