Kako se delo opravlja v organizacijah? Ljudje med seboj komuniciramo in sodelujemo zato, da bi dosegli skupni cilj. V tem procesu ljudje komuniciramo drug z drugim. To je mogoče storiti na različne načine (po telefonu, osebno, na srečanjih, na sestankih, po elektronski pošti) in sestanek je eden izmed komunikacijskih orodij.
Zakaj potrebujemo sestanke?
Sestanki so eden izmed bistvenih delov učinkovite komunikacije znotraj organizacije. Medtem, ko lahko razpravo dobro dokumentiramo kar preko e-poštnih sporočil v kolikor seveda razprava oz. pogovor poteka po elektronski poti. To pa ni enako, če imajo sodelavci oz. poslovni partnerji sestanek na štiri oči (sestanek, kolegij, seja ipd.).
Zapisnik je bistvenega pomena za čimbolj učinkovito srečanje saj po zaključenem srečanju lahko preberemo kaj se je na srečanju dogovorilo. Zadnja stvar, ki si jo kdorkoli želi je, da se ponovi sestanek z vsemi sodelujočimi, ker se nihče ne more spomniti kaj je bilo dogovorjeno. Zapisnik sestanka se lahko uporabi za pojasnitev in služi tudi kot zgodovinski dokument. Ko je sprejeta odločitev, da je treba nekaj uresničiti se s pregledom zapisnika kaj zlahka ugotovi kaj je bilo dogovorjeno.